Cách ngăn chặn người  khác thực hiện một số hành động nhất định trên Excel

0
97
Loading...

Hướng dẫn chi tiết cách ngăn chặn người khác thực hiện một số hành động nhất định trên Excel, hạn chế thao tác bảng tính Excel. Một thủ thuật Excel đáng giá mà anh chị kế toán cần áp dụng để tránh trường hợp xấu nhất là mất hết dữ liệu. Trong công việc, thương trường giống như chiến trường nên mọi người cần phải đề cao cảnh giác.

Cách ngăn chặn người khác thực hiện một số hành động nhất định trên Excel
Cách ngăn chặn người khác thực hiện một số hành động nhất định trên Excel

Dân kế toán đã quá quen với Protect Sheet, Protect Workbook trong việc bảo vệ bảng tính trên Excel. Tuy nhiên, chúng đều là những công cụ đơn giản, tính tùy biến không cao. Trong trường hợp muốn hạn chế quyền sử dụng của ai đó trên bảng tính theo những mục nhất định thì bạn cần tới phương pháp khác.

Trong công việc, tính bảo mật phải được đặt lên hàng đầu. Đặc biệt, với những file excel với rất nhiều số liệu quan trọng, nếu buộc phải chia sẻ dữ liệu hoặc cho ai đó mượn máy tính thì cần đảm bảo chúng không bị thay đổi hay xóa bỏ. Đó là lý do mà chúng ta cần chú ý để bảo vệ vùng chọn nhất định.

Hôm nay, trang tin công nghệ TechNuy.Com sẽ hướng dẫn bạn đọc Cách ngăn chặn người  khác thực hiện một số hành động nhất định trên Excel. Trước đây, người dùng có thể quản lý tốt tương tác các bảng tính bằng cách giám sát và đáp ứng các sự kiện. Các sự kiện (event), là những hành động xảy ra khi bạn làm việc với các bảng tính hoặc các Sheet. Những sự kiện này thường bao gồm việc mở (open) một bảng tính, lưu (save) nó, và đóng (close) nó. Bạn có thể bảo Excel chạy những mã Visual Basic (macro) một cách tự động khi xảy ra bất kỳ một trong những sự kiện như thế.

Tuy nhiên, người sử dụng có thể vượt qua tất cả những mã bảo vệ bởi Visual Basic bẳng cách vô hiệu hóa việc thực thi các macro: Nhấn nút Office ➝ Excel Opions ➝ Trust Center ➝ Trust Center Setting ➝ Macro Settings [E2003: Tools | Macro | Security]. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros with notification [E2003: mức Medium], mỗi khi mở một bảng tính có chứa macro, Excel sẽ xuất hiện một hộp thông báo và cho phép người sử dụng có cơ hội để tắt các macro. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros without notification [E2003: mức High], Excel sẽ ngăn không cho chạy tất cả các macro có trong bảng tính. Nói cách khác, khi cần phải dùng các macro có trong bảng tính, người sử dụng sẽ chọn một mức an toàn thích hợp để cho phép sử dụng các macro.

>> Xem thêm: 133 phím tắt nên nhớ trong Microsoft word

Hướng dẫn cách ngăn người khác lưu lại bảng tính Excel với tên khác

Bạn có thể thiết lập thuộc tính “Read only” cho bất kỳ một bảng tính nào, bằng cách nhấn Office ➝ Save, nhấn nút Tools, chọn General Options [E2003: File | Save As | Tools | General Options] và kích hoạt hộp kiểm Read only recommended. Việc này ngăn chận người sử dụng lưu lại những thay đổi trên bảng tính, trừ phi họ lưu lại bảng tính với một tên khác hoặc lưu vào một nơi khác.

Tuy nhiên, có thể điều bạn muốn là không cho lưu lại bảng tính của bạn với tên khác, cũng không cho lưu vào một nơi khác. Nói cách khác, bạn muốn người khác chỉ có thể lưu lại bảng tính này với chính tên gốc của nó, chứ không được sao chép nó. Điều này đặc biệt hữu dụng khi có nhiều người cùng sử dụng chung một bảng tính, và bạn không muốn trong ổ cứng của mình đầy dẫy những bản sao của bảng tính này, cho dù là với một tên khác, hay ở một thư mục khác.

Sự kiện Before Save mà Technuy sắp nói đến đã có từ thời Excel 97. Đúng như tên gọi của nó, sự kiện này chỉ xuất hiện ngay trước khi bảng tính được lưu, cho phép bạn can thiệp kịp thời việc lưu lại bảng tính, đưa ra một cảnh báo, và không cho Excel lưu bảng tính.

>> Tư vấn về Excel: 100 phím tắt trong Excel rất hữu ích cho dân văn phòng

Trước khi tự thực hiện điều này vào bảng tính, hãy chắn chắn rằng bạn đã lưu lại bảng tính của bạn. Bởi vì việc đưa đoạn code sau đây vào môt bảng tính chưa được lưu, có thể sẽ gây cho bạn nhiều rắc rối.

Để đưa đoạn code sau vào bảng tính, bạn hãy chọn Develope ➝ Visual Basic (hoặc nhấn Alt+F11), và nhấp đúp chuột vào mục ThisWorkbook trong khung

Project Explorer. Nếu trên Ribbon của bạn không có mục Develope, bạn hãy vào trong Excel Options ➝ Popular, đánh dấu vào tùy chọn Show Develope tab in the Ribbon, rồi nhấn OK. [E2003, nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel ở ngay bên trái menu File trên thanh menu, và chọn mục View Code, như minh họa ở hình bên dưới]:

Cách ngăn chặn người khác thực hiện một số hành động nhất định trên Excel 1Sử dụng Quick access menu (trong Excel 2003) để nhập code áp dụng cho workbook

Bạn hãy nhập đoạn code sau đây vào cửa sổ VBE. Sau khi nhập xong, nhấn Alt+Q để trở về Excel, rồi lưu lại bảng tính:

PHP Code:

Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, _

Cancel As Boolean)

Dim lReply As Long

If SaveAsUI = True Then

lReply = MsgBox(“Sorry, you are not allowed to save this workbook as another name.” _ 

& “Do you wish to save this workbook?”, vbQuestion + vbOKCancel)

Cancel = (lReply = vbCancel)

If Cancel = False Then Me.Save

Cancel = True

End If

End Sub

Cách ngăn chặn người khác thực hiện một số hành động nhất định trên Excel 2Thử một tí. Bạn nhấn Ctrl+S (hoặc gọi lệnh Save) xem. Bảng tính của bạn lưu bình thường. Bây giờ bạn nhấn F12 (hoặc gọi lệnh Save as), bạn sẽ gặp một cảnh báo, nói rằng bạn không thể lưu lại bảng tính này dưới bất kỳ một tên nào khác, trừ phi bạn vô hiệu hóa các macro.

Nói thêm, khi bạn lưu một bảng tính có chứa macro hoặc code trong Excel 2007, bạn sẽ được nhắc nhở rằng bạn phải lưu file ở dạng cho phép macro hoạt động (macro-enable workbook), có phần mở rộng là *.xlsm, chứ không thể lưu ở dạng bình thường (*.xlsx).

>> Đọc thêm: Cách gõ m2, m3, độ C, công thức hóa học trong word, excel

Hạn chế người khác in một bảng tính trên file Excel

Đôi khi bạn phải rời bàn làm việc đi đâu đó mà quên tắt máy (chuyện này là chuyện thường), cho dù bạn đã làm công việc ngăn chận việc có ai đó chép bảng tính của bạn ra ngoài, như đã nói ở trên, có thể bạn còn lo xa hơn, muốn rằng bảng tính này cũng sẽ không bị in ra khi bạn vắng mặt. Nếu thật sự bạn muốn như vậy, bạn hãy dùng sự kiện Before Print. Hãy nhập đoạn code sau trong cửa sổ VBE:

PHP Code:

Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

Cancel = True

MsgBox “Sorry, you cannot Print from this workbook”, vbInformation

End Sub 

Nhấn Ctrl+Q để quay về Excel và lưu lại. Từ bây giờ, nếu có ai có muốn ra lệnh in bảng tính này, sẽ không có gì xảy ra. Dòng lệnh MsgBox ở đoạn code trên chỉ là một tùy chọn, nhưng bạn nên sử dụng nó, vì ít nhất thì nó cũng để lại một thông tin gì đó, để người khác sẽ không tưởng lầm rằng máy in của họ bị hư, hoặc là chương trình Excel có lỗi!

Nếu bạn chỉ muốn ngăn chận in một phần nào đó trong bảng tính, ví dụ không cho in Sheet1 và Sheet2, bạn sử dụng đoạn code sau:

PHP Code:

Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

Select Case ActiveSheet.Name

Case “Sheet1”, “Sheet2”

Cancel = True

MsgBox “Sorry, you cannot print this sheet from this workbook”, _

vbInformation

End Select

End Sub 

Dĩ nhiên bạn có thể thêm vào bất kỳ Sheet nào có trong bảng tính của bạn. Chỉ việc nhập tên của nó vào trong hàng có lệnh Case, và tách biệt Sheet này với Sheet khác bằng dấu phẩy, và nhớ nhập tên Sheet trong một cặp dấu nháy kép. Trong trường hợp bạn chỉ muốn ngăn chận không cho in một Sheet mà thôi, bạn chỉ cần nhập tên của Sheet đó (trong cặp nháy kép) sau chữ Case, và không cần gõ dấu phẩy.

Ngăn người khác chèn thêm Sheet vào một bảng tính Excel

Excel có chức năng Protect Workbook, không cho phép thay đổi cấu trúc của bảng tính như thêm, xóa, di chuyển, hay đổi tên các Sheet. Tuy nhiên, có thể bạn chỉ muốn ngăn chận việc thêm Sheet thôi, còn những việc khác thì vẫn cho phép. Đoạn code sau đây giúp bạn làm việc đó:

PHP Code:

Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)

Application.DisplayAlerts = False

MsgBox “Sorry, you cannot add any more sheets to this workbook”, _

vbInformation

Sh.Delete

Application.DisplayAlerts = True

End Sub 

Khi có ai đó chèn thêm một Sheet mới vào trong bảng tính, trước tiên Excel sẽ xuất hiện hộp cảnh cáo: “Xin lỗi, bạn không thể thêm bất kỳ Sheet nào vào trong bảng tính này”, rồi ngay lập tức, Excel sẽ xóa cái Sheet mới thêm vào khi nút OK trong hộp cảnh báo được nhấn. Công dụng của dòng lệnh Application.DisplayAlerts = False là không hiển thị hộp cảnh báo xác nhận việc xóa một Sheet nào đó trong Excel.

Một cách khác để ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào bảng tính là bạn chọn Review trên thanh Ribbon, chọn lệnh Protect Workbook trong nhóm Changes, rồi chọn lệnh Protect Structure and Windows [E2003: Tools | Protection | Protect Workbook… đánh dấu kiểm vào tùy chọn Structure] và nhấn OK (có thể đặt password nếu thích). Tuy nhiên, như đã nói ở đầu bài, việc này sẽ ngăn chận hết mọi thao tác với các Sheet trong bảng tính.

Hy vọng Cách ngăn chặn người  khác thực hiện một số hành động nhất định trên Excel ở trên sẽ giúp bạn đọc bảo vệ được tài liệu của mình. Giải pháp này người dùng nên áp dụng để phòng trường hợp cấp bách, cũng là cách bảo vệ “miếng cơm manh áo” của mình.

Loading...

BÌNH LUẬN