Cách khóa và bảo vệ ô chứa công thức trong Excel đơn giản

0
95
Loading...

Hướng dẫn chi tiết Cách khóa và bảo vệ ô chứa công thức trong Excel đơn giản mà không cần đặt mật khẩu cho toàn bộ trang tính. Bạn có thể tham khảo thêm 100 phím tắt trong Excel cực kì hữu ích.

Chắc hẳn, anh chị kế toán đã gặp trường hợp chỉ muốn bảo vệ một số ô chứa công thức hay vùng dữ liệu nào đó trên trang tính mà không cần khóa toàn bộ trang. Điều này giúp thuận tiện khi tra cứu, chỉnh sửa, lại tránh được con mắt nhòm ngó của người khác. Hôm nay, Technuy sẽ hướng dẫn bạn Cách khóa và bảo vệ ô chứa công thức trong Excel vô cùng đơn giản.

Cách khóa và bảo vệ ô chứa công thức trong Excel đơn giản
Cách khóa và bảo vệ ô chứa công thức trong Excel đơn giản

Mỗi bảng tính được tạo, chúng ta thường dùng đến công thức để tính toán, rồi chia sẻ bảng tính đó cho mọi người cùng sử dụng. Nhưng chắc hẳn anh chị sẽ không muốn người khác can thiệp như xóa, sửa một số ô công thức nào đó. Lúc này, cách đơn giản nhất là thực hiện Protect bảng tính, hay còn gọi là bảo vệ nó.

Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là nó sẽ khóa toàn bộ trang khiến bạn không thể làm gì trên bảng tính cả. Nó dẫn tới việc khả năng xử lý của bạn thiếu linh hoạt, mỗi lần muốn sửa đổi gì lại phải mở khóa rất phiền phức, tốn thời gian, công sức. Vì thế, anh chị chỉ nên đặt mật khẩu cho ô công thức thôi, còn những dữ liệu khác vẫn để thế. Bạn có thể tham khảo thêm 9 lỗi thường gặp trong Excel và cách khắc phục

Có ba giải pháp để thực hiện điều này: Khóa những ô chứa công thức, sử dụng chức năng Data-validation cho các ô chứa công thức, và tự động bật tắt chức năng bảo vệ.

1.Khóa các ô chứa công thức

Theo mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều được khóa (locked), tuy nhiên, nó chẳng có tác dụng gì trừ phi bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính. Đây là cách dễ nhất để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, nhưng chỉ những ô chứa công thức thì mới bị khóa, và được bảo vệ:

Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách nhấn Ctrl+A, hoặc nhấn vào cái ô vuông nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1. Rồi nhấn nút phải chuột và chọn Format Cells, rồi trong tab Protection, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Locked, rồi nhấn OK:

Cách khóa và bảo vệ ô chứa công thức trong Excel đơn giản 2
Mở khóa (Unlock) toàn bộ bảng tính bằng cách bỏ tùy chọn Locked

Sau đó, bạn chọn đại một ô nào đó, chọn Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special [E2003: Edit | Go To… | Special]; hoặc nhấn Ctrl+G hay F5 rồi nhấn vào nút Special…. Hộp thoại sau đây sẽ mở ra:

Dùng hộp thoại Go To Special để chọn các ô có chứa công thức
Dùng hộp thoại Go To Special để chọn các ô có chứa công thức

Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọn Formulas, và nếu cần thiết thì chọn hoặc không chọn thêm 4 ô nhỏ ở dưới (liệt kê các loại công thức, mặc định thì cả 4 ô này đều được chọn), và nhấn OK. Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells đã nói ở trên, nhưng lần này thì bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, và nếu bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì đánh dấu vào tùy chọn Hidden, nhấn OK.

Việc cuối cùng là Protect bảng tính: Chọn Home trên Ribbon, nhấn vào Format trong nhóm Cells, rồi nhấn vào Protect Sheet…; hoặc chọn Review trên Ribbon, rồi nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]:

Chọn Protect Sheet từ Home
Chọn Protect Sheet từ Home
Chọn Protect Sheet từ Review
Chọn Protect Sheet từ Review

Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy chọn Select locked cells, chỉ cho phép Select unlocked cells (chọn những ô không khóa), và nhập vào một password, nếu cần thiết:

Bỏ tùy chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect Sheet
Bỏ tùy chọn Select locked cells trong hộp thoại Protect Sheet

Vậy là xong. Từ bây giờ, những ô chứa công thức của bạn sẽ được bảo vệ, có thể không xem thấy được nếu bạn đã chọn Hidden, bạn không lo những công thức này bị can thiệp nữa.

>> Xem thêm: Live Stream trên Facebook cho máy tính, PC với nút Live Video

2.Sử dụng Data-validation

Sử dụng Data-validation, chỉ là đơn giản không cho ghi đè vào những ô có chứa công thức, nghĩa là không cho sửa công thức. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phòng ngừa cho chính bạn, nghĩa là tránh việc táy máy sửa lại cái gì đó trong những ô chứa công thức, chứ thật ra, mặc dù đã được “Validation”, bạn vẫn có thể xóa công thức, hoặc dán vào những ô đó bất kỳ dữ liệu nào bạn thích… Nói chung nó không bảo vệ được gì nhiều. Nhưng cũng xin nói sơ qua về phương pháp này:

Để thực hiện, bạn hãy chọn những ô chứa ô công thức bằng chức năng Go To Specials mà tôi đã nói ở trên. Rồi, với những ô chứa công thức đang được chọn, bạn gọi Data Validation từ menu Data trên Ribbon [E2003: Data | Validation]. Trong hộp thoại này, chọn tab Settings, chọn Custom cho khung Allow, và nhập công thức này: =” “ vào khung Formula, rồi nhấn OK, như hình sau:

Sử dụng Data Validation để bảo vệ những ô chứa công thức
Sử dụng Data Validation để bảo vệ những ô chứa công thức

Kể từ đây, mỗi khi bạn nhập bất kỳ thứ gì vào trong những ô chứa công thức, hoặc bạn muốn sửa lại công thức, sẽ có một cảnh báo xuất hiện, ngăn không cho bạn nhập vào. Xin nhắc lại, phương pháp này không cấm việc xóa hẳn công thức, cũng như dán đè thứ gì đó vào những ô chứa công thức.

3.Tự động bật tắt chức năng bảo vệ

Phương pháp này, sẽ tự động bật chức năng bảo vệ bảng tính (Protect) mỗi khi bạn chọn một ô đã được khóa (locked), nhưng nó cũng sẽ tự động tắt chức năng bảo vệ khi bạn chọn một ô không bị khóa.

Để bắt đầu, bạn hãy chắc chắn rằng những ô bạn muốn bảo vệ (ô chứa công thức) đã được khóa, còn những ô không cần bảo vệ thì không bị khóa, như tôi đã trình bày ở phương pháp thứ nhất. Sau đó, bạn nhấn Alt+F11, nhấn vào Sheet mà bạn muốn bảo vệ các ô đã khóa ở trong đó, rồi nhập vào trong khung soạn thảo đoạn code sau đây:

PHP Code:

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

    If Target.Locked = True Then

        Me.Protect Password:=”Secret”

    Else

        Me.Unprotect Password:=”Secret”

    End If

End Sub 

Nếu không cần đến password, bạn không cần dùng đoạn Password:=”Secret”, hoặc nếu muốn Password là thứ gì khác, bạn sửa lại chữ Secret bằng cái bạn muốn.

Nếu bạn lo rằng người ta có thể vào trong khung soạn thảo VBA để xem password, bạn có thể bảo vệ các code này (không cho xem) bằng cách chọn Tools ➝ VBAProject Properties, chọn tab Properties, chọn Lock Project for Viewing, và nhập vào một password.

Tuy nhiên, phương pháp này cũng không hoạt động hoàn hảo, mặc dù nó cũng giúp bạn được phần nào việc bảo vệ các công thức. Từ khóa Target được sử dụng trong đoạn code sẽ chỉ để tham chiếu đến ô đang “active” ngay tại thời điểm nó được chọn (xin nói thêm, cho dù bạn chọn một dãy, nhưng trong dãy đó, chỉ có một ô “active” mà thôi, là ô đang có màu khác với những ô còn lại). Vì lý do này, nếu một người nào đó chọn một dãy các ô (với ô “active” không bị khóa), thì người đó có thể xóa toàn bộ dãy ô này, bởi vì khi đó thì chức năng Unprotect đã được tự động bật!

Như vậy, TechNuy.Com đã đưa cho bạn 3 Cách khóa và bảo vệ ô chứa công thức trong Excel đơn giản. Hãy cố gắng áp dụng linh hoạt, tùy hoàn cảnh để mang lại hiệu quả tốt nhất. Việc soạn ra một công thức rất tốn thời gian, công sức. Nếu ai đó dù vô tình hay cố ý xóa nó đi thì quả là sự cố đáng tiếc. Anh chị kế toán cần lường trước được những tình huống này.

Loading...

BÌNH LUẬN